Archimedes

O projecie

Kompleksowa platforma dla szkoły prywatnej, integrująca nowoczesną stronę wizerunkową, zautomatyzowany system rekrutacji oraz portal ucznia ("Strefa Słuchacza"). System został ściśle zintegrowany z autorskim dziennikiem elektronicznym. Projekt całkowicie wyeliminował ręczny obieg dokumentów przy zapisach, drastycznie skrócił czas obsługi w placówce i zautomatyzował proces pierwszego logowania tysięcy użytkowników – a wszystko to zaprojektowane tak, aby utrzymanie infrastruktury działało zupełnie za darmo.

Live demo

Technologie

Powiązany projekt

SowaDziennik elektroniczny zaprojektowany od podstaw z myślą o szybkości pracy nauczycieli i prostocie obsługi. System przewiduje działania użytkownika i wczytuje dane w tle, dzięki czemu ekrany otwierają się bez widocznego czasu ładowania. Interfejs został zaprojektowany pod pracę z dużą liczbą uczniów, a dzięki wysokiej optymalizacji system może działać w ramach darmowych planów usług chmurowych.

Hybrydowy system rekrutacjiKandydaci samodzielnie wypełniają dane online w domu lub na smartfonach stojąc przed gabinetem. Pracownik jedynie drukuje gotowe dokumenty, co całkowicie wyeliminowało kolejki.

Drastyczny spadek zapytań telefonicznychPoprzedzając prace proaktywnym wywiadem z pracownikami sekretariatu, zidentyfikowałem ich główne bolączki. Wdrożenie na tej podstawie precyzyjnej sekcji FAQ, panelu godzin otwarcia oraz dedykowanych narzędzi automatyzujących skutecznie przyspieszyło pracę i odciążyło personel z rutynowych pytań.

Bezobsługowy onboarding uczniów (PESEL Auth)Innowacyjny system pierwszego logowania pobiera dane z dziennika, weryfikuje użytkownika i pozwala mu samodzielnie zarządzać hasłem oraz adresem e-mail.

Wysoka konwersja (Lead Generation)Zoptymalizowana struktura strony, animacje budujące zaufanie oraz strategicznie rozmieszczone, błyszczące przyciski CTA („Zapisz się”) znacząco podniosły liczbę nowych aplikacji.

Brak kosztów utrzymaniaDzięki zaawansowanej optymalizacji kodu oraz bazy danych, cała platforma działa w darmowych planach chmurowych. Oznacza to brak jakichkolwiek miesięcznych kosztów utrzymania systemu dla placówki.

1. Problem: Wąskie gardło w rekrutacji i obciążenie administracyjneSzkoła dysponowała bardzo małym sekretariatem, mogącym obsłużyć maksymalnie dwie osoby jednocześnie. Proces zapisu opierał się na ręcznym wypełnianiu formularzy, co generowało paraliżujące kolejki. Pracownicy byli nieustannie odrywani od pracy przez telefony z podstawowymi pytaniami, a specyfika placówki prywatnej wiązała się z nieregularnymi godzinami otwarcia, co dezinformowało uczniów. Brakowało centralnego ekosystemu dla kursantów.

2. Projekt strony głównej (Zaufanie i Konwersja)Strona internetowa została zaprojektowana tak, aby odciąć się od przestarzałej konkurencji i poprowadzić użytkownika prosto do zapisu:

Sekcja HeroWykorzystuje animację orbitujących zdjęć uczniów wokół logo, co natychmiast przyciąga wzrok i buduje autentyczność (Social Proof). Znajdują się tam od razu kluczowe informacje kontaktowe.

Ścieżka użytkownikaPoniżej sekcji głównej wprowadzono przejrzystą listę dostępnych szkół z opisami. Na samym dole umieszczono klasyczny formularz kontaktowy.

Błyszczące CTA i FAQPrzyciski „Zapisz się” otrzymały subtelne animacje połysku i przypominają o sobie na każdym etapie przewijania strony. Dodanie sekcji pytań i odpowiedzi (stworzonej na bazie realnych problemów zgłaszanych sekretariatowi) natychmiast ucięło falę powtarzających się telefonów.

3. Rewolucja w procesie rekrutacji i eliminacja kolejekStworzyłem lejek rekrutacyjny, który wyeliminował największe wąskie gardło placówki, przenosząc ciężar papierologii z małego sekretariatu na zautomatyzowany system.

Koniec z wypełnianiem dokumentów długopisemWcześniej każdy kandydat musiał na miejscu, ręcznie wypisywać stosy papierowych formularzy. Przy ograniczonej przepustowości sekretariatu generowało to paraliżujące kolejki i frustrację. Teraz cały ten proces odbywa się przez stronę archimedesrzeszow.pl. Kandydaci wprowadzają dane z wyprzedzeniem w domu, a jeśli przyjdą nieprzygotowani – uzupełniają formularz na własnym smartfonie, czekając pod gabinetem.

Autouzupełnianie (Smart Forms)System inteligentnie wspiera użytkownika w trakcie wpisywania – podanie np. kodu pocztowego automatycznie ładuje odpowiednie województwo i miejscowość. Maksymalnie przyspiesza to proces i całkowicie eliminuje literówki.

Wydruk automatycznie uzupełnionych dokumentówDzisiaj kandydat wchodzi do gabinetu wyłącznie po to, by złożyć podpis. Pracownik jednym kliknięciem generuje z bazy kompletny pakiet (podanie rekrutacyjne, umowa, skierowanie na badania), który jest już w całości wypełniony danymi wprowadzonymi wcześniej przez kandydata. Sekretariat nie musi ręcznie przepisywać absolutnie niczego, co skróciło czas obsługi z długich minut do kilkunastu sekund.

4. Inteligentny Onboarding (Pierwsze logowanie)Wprowadzanie tysięcy uczniów do systemu zostało całkowicie zautomatyzowane:

Inicjalizacja przez PESELUczeń wybiera „Pierwsze logowanie” i podaje PESEL. System przeszukuje bazę dziennika, identyfikuje najnowszy semestr i weryfikuje przypisany adres e-mail.

Autonomia danychUczeń weryfikuje swój e-mail, który automatycznie nadpisuje się w głównym dzienniku szkolnym. Weryfikacja odbywa się przez link aktywacyjny, a użytkownik sam nadaje sobie hasło. Od tego momentu zarządza nim w pełni ze Strefy Słuchacza.

Scenariusze awaryjneW razie zagubienia danych, system przewiduje proste opcje odzyskiwania przez ucznia, a w skrajnych przypadkach oferuje pracownikom 3 gotowe opcje ręcznego resetu lub nadania tymczasowego dostępu.

5. Strefa Słuchacza (Portal Ucznia)Zintegrowany panel gromadzi wszystkie kluczowe dane zaciągane na bieżąco z dziennika:

Plan zajęć dla bieżącego semestru.
Oceny ze ścisłym podziałem na przedmioty teoretyczne i zajęcia praktyczne.
Historia i bieżący status wpłat czesnego.
Zarządzanie profilem i ustawieniami konta.

6. Granularny system plików i ogłoszeńModuł dystrybucji materiałów dydaktycznych daje szkole pełną elastyczność bez generowania kosztów:

Precyzyjne uprawnienia i wygasanieNauczyciele dodają pliki oraz komunikaty w dedykowanym module Ogłoszeń, kierując je do wszystkich uczniów, konkretnej szkoły lub określonego semestru. Każdy plik może posiadać z góry zaprogramowaną datę automatycznego wygaśnięcia.

Trwałość edukacyjnaMateriały są przypisane do semestrów, a nie roczników kalendarzowych, dzięki czemu przechodzą płynnie z uczniami na kolejne etapy nauki (nie trzeba ich wgrywać co roku).

Działanie całkowicie za darmoAby system mógł działać w darmowej chmurze, celowo zablokowano możliwość wgrywania obciążających serwer multimediów (wideo/audio) na rzecz dokumentów. Utrzymanie płynności i hostingu dla placówki wynosi okrągłe zero.